La missione di SPA – SOCIETA’ PRODOTTI ANTIBIOTICI S.p.A. è soddisfare nel migliore dei modi le necessità e le aspettative dei pazienti, con prodotti di qualità, in grado di tutelare la salute e migliorare la qualità della vita.

Per essere leader in ognuna delle aree terapeutiche nelle quali operiamo è indispensabile che le nostre attività imprenditoriali siano caratterizzate da standard di professionalità elevati. In questo Codice Etico gli standard di professionalità richiesti sono chiaramente espressi e SPA chiede a tutti i suoi dipendenti di rispettarli ed applicarli.

In quanto organizzazione responsabile sotto il profilo etico, sociale e ambientale, SPA ritiene importante instaurare un rapporto leale con i dipendenti, i collaboratori, i partner commerciali, le autorità ed il pubblico.

Il successo della nostra attività imprenditoriale dipende, infatti, dalla capacità di mantenere la fiducia di tutti coloro che hanno rapporti con la nostra Società: consulenti, fornitori, clienti, agenti, prestatori d’opera, partner commerciali, operatori sanitari, dipendenti ecc. Il Codice Etico, approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 30 settembre 2021, svolge un ruolo fondamentale nel creare e mantenere questa fiducia.

Società Prodotti Antibiotici S.p.A.

 

CODICE ETICO

Approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 20/01/2025

 

Premessa: scopo e ambito di applicazione del Codice Etico. 1. Diffusione. 2. Il rispetto della legalità. 3. Le Persone di SPA. Condotta nella selezione e nell’assunzione del personale e nell’esecuzione del rapporto di lavoro. 4. L’ambiente di lavoro. 5. I principi in materia di sicurezza e salute dei lavoratori. 6. Il conflitto di interessi. 7. L’utilizzo dei beni aziendali. 8. La tutela della segretezza delle informazioni. 9. La tutela della proprietà intellettuale.  10. La tutela della privacy. 11. Il riciclaggio, l’autoriciclaggio, la ricettazione e l’impiego di capitali illeciti: le caratteristiche delle operazioni e delle transazioni, e gli altri adempimenti in materia contabile. 12.La trasparenza verso il mercato.  13. I rapporti con la Pubblica Amministrazione. 14. I rapporti con il mercato ed i clienti. 15. I rapporti con i fornitori. 16. Attività pubblicitarie e rapporti con il mondo scientifico, sanitario e con le associazioni dei pazienti. 17. I rapporti con le Autorità di Vigilanza. 18. La tutela ambientale. 19. Sistema di segnalazione (whistleblowing) 20.L’efficacia del Codice Etico e le conseguenze sanzionatorie. 21. Disposizioni finali.

* * *

Premessa: scopo e ambito di applicazione del Codice Etico.

Il presente Codice Etico (di seguito anche semplicemente “il Codice”) è volto a descrivere i principi ed i valori che costituiscono il fondamento dell’attività economica di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A., orientandola al rispetto di rigorosi standard etici e deontologici.

In considerazione della sua importanza, tale documento è portato a conoscenza di tutti i soggetti che prestano la propria attività lavorativa all’interno di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A., dovendo essere conosciuto e rispettato anche da coloro che collaborano a qualsivoglia titolo con la medesima.

Il Codice è ispirato al Codice Deontologico di Farmindustria — Associazione Nazionale Dell’industria Farmaceutica — alla quale SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. aderisce, nonché a quanto previsto dalle Linee Guida di Farmindustria per la certificazione delle procedure relative all’attività di informazione scientifica.

Il Codice Etico rappresenta un elemento essenziale per garantire il successo imprenditoriale della società, che fa della correttezza e della trasparenza la base della propria reputazione commerciale.  La comprensione ed il rispetto dei valori fondanti su cui si basa l’operato di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. rappresentano, infatti, un punto di riferimento essenziale nella gestione dei rapporti interni ed esterni, in cui il profitto o l’interesse economico non può mai giustificare una condotta contraria ai principi di integrità, correttezza, onestà, buona fede e trasparenza, oltre che alle leggi ed ai regolamenti vigenti.

SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. vuole continuare a meritare la fiducia di tutti i suoi interlocutori, impegnandosi a comprendere a fondo le loro esigenze e offrendo la disponibilità a lavorare per uno sviluppo duraturo dei rapporti di collaborazione.

Le norme contenute nel presente Codice Etico hanno come destinatari:

• i soggetti in posizione apicale di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A., laddove per “apicali” debbono intendersi tutti coloro che rivestono – anche di fatto – funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione della Società ovvero di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale;
• tutte le persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza dei predetti soggetti che siano dipendenti di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A.;
• tutti i soggetti che, senza essere dipendenti di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A., collaborano a qualsivoglia titolo con la medesima, svolgono attività presso, per conto o nell’interesse di tale Società, intrattengono con essa rapporti commerciali, ricevono dalla stessa incarichi o hanno con essa rapporti durevoli (consulenti, fornitori, clienti, agenti, prestatori d’opera, partner commerciali, operatori sanitari, dipendenti ecc.).

Tali soggetti (di seguito semplicemente “i destinatari”) devono rispettare e a dare piena applicazione alle norme contenute nel Codice Etico per tutto il periodo di tempo in cui prestano la loro attività lavorativa alle dipendenze di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. o collaborano (nel senso ampio sopra descritto) con essa.

Coloro che hanno il compito di decidere la politica aziendale nonché di amministrare e gestire sotto tutti i punti di vista la Società devono, inoltre, ispirare ogni scelta decisionale ai principi e alle regole contenute nel presente documento.

1.    Diffusione.

Il Codice Etico è portato a conoscenza dei destinatari mediante apposite ed idonee attività di comunicazione e/o formazione. Esso costituisce parte integrante e sostanziale del contratto di lavoro di ogni dipendente o dirigente di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A.  e verrà consegnato – in versione integrale o riassuntiva – ad ogni nuovo assunto.

Ogni nuovo assunto o dipendente/dirigente/collaboratore della Società deve leggere e sottoscrivere un documento con il quale si impegna ad osservare le prescrizioni contenute nel presente Codice Etico.

L’osservanza del Codice Etico costituisce, per tutti i prestatori di lavoro, ai sensi dell’art. 2104 c.c., un obbligo contrattuale, la cui violazione integra un inadempimento grave alle obbligazioni derivanti dal contratto di lavoro e fonte di illecito civile, con ogni conseguente responsabilità personale.

La Società si riserva, inoltre, di tutelare i propri interessi in ogni sede competente nei confronti dei terzi collaboratori, clienti e/o partner commerciali, che abbiano violato le norme del Codice Etico, il cui rispetto deve sempre formare oggetto di specifica pattuizione contrattuale con la Società.

 

2.    Il rispetto della legalità.

Il rispetto della legalità è un requisito inderogabile per SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. e per tutti i suoi dirigenti, dipendenti e/o collaboratori, che, nello svolgimento della propria attività, sono tenuti ad uniformarsi allo statuto, alle leggi ed ai regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui la stessa opera o dovesse trovarsi ad operare.

Ognuno dei predetti soggetti, debitamente preparato e formato attraverso i training o i corsi organizzati dalla Società, deve essere a conoscenza delle norme di legge che disciplinano l’attività di sua competenza.

Laddove vi possa essere un apparente conflitto tra le norme di diligenza professionale e disposizioni di legge, e comunque in caso di difficile interpretazione e applicazione della legge, il lavoratore dovrà astenersi dallo svolgere qualsiasi attività e dovrà chiedere gli opportuni chiarimenti al proprio superiore gerarchico, il quale fornirà al richiedente tempestive indicazioni.

3.    Le Persone di SPA. Condotta nella selezione e nell’assunzione del personale e nell’esecuzione del rapporto di lavoro.

Il contributo avuto dalle proprie Persone ha consentito alla Società di creare valore e di conquistare la fiducia dei pazienti, dei medici, delle Istituzioni e di tutti altri interlocutori.

La Società  si riconosce nei principi stabiliti dalla Dichiarazione Universale dei Diritti dell’Uomo e dall’International Labour Organization oltre ad attenersi ai dettami delle normative in materia di diritto del lavoro.

SPA vuole che la capacità di rispettare ed ascoltare le Persone sia un fattore distintivo e si sforza di offrire disponibilità e solidarietà affinché la crescita dell’Azienda costruisca opportunità per il futuro di chi ci lavora. Per questo motivo, l’Azienda chiede a chi occupa posizioni di responsabilità su funzioni organizzative o anche solo su specifiche attività, di svolgere il proprio ruolo con obiettività, equilibrio e rispetto dei diritti della persona.

La valutazione e selezione del personale da assumere è effettuata nel rispetto delle pari opportunità di lavoro, senza discriminazione di sesso, età, razza, lingua, religione, opinioni politiche e sindacali o condizioni personali e sociali.

Le informazioni richieste al lavoratore sono esclusivamente quelle rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale dello stesso, nel rispetto della normativa sulla privacy e delle opinioni personali del lavoratore.

La Società vieta fermamente qualunque atto di favoritismo, nepotismo, discriminazione o clientelismo in qualunque ambito della vita sociale (selezione del personale – per esempio, evitando che il selezionatore sia legato da vincoli di parentela con il candidato – promozioni, premi, ecc.).

È fatto assoluto divieto di sollecitare o accettare promesse o versamenti di denaro ovvero prestazioni di alcun tipo, che possano essere finalizzati all’assunzione, al trasferimento ovvero alla promozione di un lavoratore.

I lavoratori sono assunti con regolare contratto di lavoro, conformemente alle norme di legge ed ai contratti collettivi nazionali di lavoro applicabili.  È obiettivo della Società far sì che ciascun dipendente e/o collaboratore non subordinato, nell’ambito delle sue mansioni, riceva una formazione idonea ad evitare i possibili rischi per la salute e la sicurezza derivanti dall’attività lavorativa ed a garantire il miglioramento progressivo delle conoscenze e delle competenze.

Compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, verranno favorite quelle flessibilità nell’organizzazione del lavoro che agevolino la gestione dello stato di maternità e in generale della cura dei figli.

4.    L’ambiente di lavoro.

SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. si impegna a valorizzare le competenze professionali dei propri collaboratori, fornendo agli stessi adeguati strumenti di formazione e aggiornamento professionale e pari opportunità di sviluppo.

A tal fine, la Società si impegna a tutelare il diritto dei lavoratori e delle lavoratrici a vivere in un ambiente di lavoro sereno in cui i rapporti interpersonali siano improntati alla correttezza e al reciproco rispetto della libertà e dignità della persona.

Si impegna, altresì, a rimuovere ogni ostacolo all’attuazione di questi diritti, in modo da garantire il rispetto dell’inviolabilità della persona umana, e, a tutelare tutti coloro che operano al suo interno da qualsiasi atto o comportamento che produca effetto pregiudizievole nei rapporti interpersonali e che discrimini, anche in via indiretta, in ragione di sesso, età, razza, lingua, religione, opinioni politiche e sindacali o condizioni personali e sociali.

I responsabili delle Direzioni e delle funzioni aziendali hanno il dovere di prevenire il verificarsi di discriminazioni e di ogni atto lesivo della dignità della persona, intervenendo tempestivamente qualora vengano riscontrate condotte contrarie a detti principi.

5.    I principi in materia di sicurezza e salute dei lavoratori.

Fermo restando che la Società non ha sedi produttive proprie, disponendo unicamente di uffici amministrativi e di due magazzini dove vengono stoccati e/o distribuiti i prodotti aziendali, SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. promuove e protegge la salute e la sicurezza dei propri lavoratori che rappresenta un cardine essenziale ed imprescindibile del proprio modello di business.

A tal fine, la Società, nella sua qualità di  datore di lavoro, nonché il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e le atre figure previste dal D. Lgs. n. 81/08 – per quanto di loro competenza – hanno l’obbligo:

• di adempiere a tutti gli obblighi originariamente introdotti dal D. Lgs. 626/1994, ed ora contenuti nel D. Lgs. n. 81 del 9 aprile 2008;
• di rispettare ed osservare tutte le norme poste a tutela della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro, promuovendo condotte responsabili da parte di tutti i dipendenti e/o collaboratori;
• di adottare uno o più Documenti di Valutazione dei Rischi (c.d. DVR) o, in presenza di rischi interferenziali, di adottare un Documento di Valutazione dei Rischi Interferenziali (c.d. DUVRI);
• di garantire una corretta formazione di tutti i dipendenti che prestano la loro attività a favore di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A.;
• di fornire i dispositivi di protezione individuale e tutta la strumentazione idonea a svolgere le attività in piena sicurezza, garantendone la corretta manutenzione e ricambio;
• di pretendere il rispetto della normativa in tema di salute e sicurezza sul lavoro anche da parte delle imprese cui venga eventualmente affidata l’esecuzione di date attività e/o lavori.

I dipendenti e/o collaboratori, a loro volta, devono rispettare gli obblighi previsti nella normativa sopra richiamata, contribuendo all’adempimento di tutti gli obblighi imposti dalla legge o dall’autorità competente. In presenza di anomalie, irregolarità o violazioni delle procedure/istruzioni operative interne o delle disposizioni del D. Lgs. 81/08, gli stessi debbono effettuare le debite segnalazioni al Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione dei rischi (RSPP). A tale organo occorrerà rivolgersi anche in presenza di dubbi interpretativi circa la normativa applicabile, situazione in cui le lavorazioni debbono essere sempre sospese.

6.    Il conflitto di interessi.

I destinatari, nell’esecuzione delle prestazioni loro assegnate e nell’esercizio dei compiti di rispettiva competenza, devono perseguire l’interesse primario della Società, fermo restando il rigoroso rispetto della legge e delle norme e dei principi fissati nel presente Codice.

Essi dovranno, inoltre, evitare situazioni che possano creare conflitti di interesse sia reali che potenziali tra attività personali e aziendali. Per conflitto di interesse si intende la situazione nella quale il soggetto apicale, il dipendente o il collaboratore, in relazione ad una determinata operazione, abbia (anche solo potenzialmente), per conto proprio o di terzi, un interesse in conflitto con quello della Società.

A titolo meramente esemplificativo, integrano un conflitto di interessi:

1. la cointeressenza – a qualsiasi titolo, palese od occulta – di un destinatario o di suoi familiari in attività di fornitori, clienti, concorrenti;
2. lo svolgimento di attività lavorative di qualunque tipo presso clienti, fornitori, concorrenti o presso terzi in contrasto con gli interessi della Società;
3. la stipulazione di contratti o l’avvio di trattative per conto della Società, che abbiano come controparte familiari o soci del dipendente, ovvero soggetti in qualunque modo allo stesso riconducibili;
4. in generale, la strumentalizzazione della propria posizione all’interno della Società per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli della Società.

Nel caso in cui si verifichi una situazione, anche solo potenziale,  di conflitto di interessi, il dipendente o collaboratore coinvolto deve immediatamente darne comunicazione al proprio superiore gerarchico, il quale individuerà le misure necessarie a far cessare tale situazione e, ove vi sia una possibile violazione delle disposizioni del presente Codice Etico, della normativa interna o di disposizioni di legge, valuterà, unitamente alla competente funzione aziendale, l’eventualità di procedere all’instaurazione di un procedimento disciplinare.

7.    L’utilizzo dei beni aziendali.

Ogni destinatario è tenuto ad operare con la diligenza dovuta al fine di tutelare le risorse aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure e le istruzioni operative aziendali predisposte per regolamentarne l’utilizzo.

In particolare, ogni destinatario deve utilizzare con scrupolo le risorse a lui affidate o di cui abbia la responsabilità, evitando utilizzi impropri che possano essere di danno o, comunque, in contrasto con l’interesse dell’azienda o con le normative vigenti.

8.    La tutela della segretezza delle informazioni.

I destinatari che vengono a conoscenza di informazioni riservate inerenti SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. o ulteriori società con le quali la stessa si rapporti nello svolgimento della propria attività commerciale, hanno il divieto di rivelarle a persone non autorizzate, sia all’interno, sia all’esterno dell’azienda.

Per informazioni riservate si intendono, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• le informazioni tecniche relative a prodotti e procedure;
• i programmi d’acquisto;
• le strategie di costi, dei prezzi, di marketing o di servizi;
• relazioni di carattere finanziario non pubbliche;
• informazioni relative a vendite, fusioni ed acquisizioni;
• ogni altra informazione inerente il c.d. “know-how” tecnico-scientifico e “know-how” commerciale e industriale della Società.

Ogni comunicazione all’esterno di documenti e informazioni riguardanti la Società dovrà, comunque, avvenire nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e delle pratiche di condotta professionale vigenti e dovrà essere realizzata con chiarezza, trasparenza, completezza e tempestività.

9.    La tutela della proprietà intellettuale.

SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. promuove le attività di ricerca e innovazione da parte dei propri dipendenti, ciascuno nell’ambito delle funzioni e responsabilità ricoperte, assicurando il rispetto delle norme interne, comunitarie e internazionali poste a tutela della proprietà industriale e intellettuale.

Le informazioni relative ad attività di ricerca in ambito scientifico e tecnologico possono essere scambiate con università, istituti di ricerca pubblici e privati, enti ospedalieri, dopo che siano stati approntati gli strumenti di tutela della proprietà industriale, in conformità alle procedure aziendali ed apprestando gli opportuni mezzi di tutela della confidenzialità.

In ogni caso, tutti i destinatari sono tenuti ad assicurare la riservatezza di tutto ciò che costituisce la proprietà industriale ed intellettuale della Società, ivi incluse le informazioni tecniche, documentazioni contrattuali, know-how (comprese informazioni, conoscenze e dati acquisiti o elaborati durante lo svolgimento delle proprie mansioni), brevetti, marchi.

Allo stesso modo, devono rispettare i legittimi diritti di proprietà industriale ed intellettuale di terzi, astenendosi dall’uso non autorizzato di tali diritti.

10.     La tutela della privacy.

La Società assicura la riservatezza dei dati personali e sensibili in proprio possesso, nel rispetto delle regole poste dalla normativa vigente e, in particolare, dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dal D. Lgs.  196/03, così come modificato dal D.L. 14 giugno 2019, n. 53, dal D.M. 15 marzo 2019 e dal D. Lgs 10 agosto 2018, n. 101.

SPA garantisce in particolare, la tutela di tutti i dati, sensibili e non, che riguardino tutti i soggetti che lavorino alle sue dipendenze, i terzi fornitori, i partner commerciali e gli ulteriori operatori con cui la Società abbia dei rapporti economico/commerciali. Viene, inoltre, garantita, secondo le norme vigenti in materia, la privacy dei clienti, i cui dati personali, economici e di consumo non possono essere comunicati o diffusi, salvi gli obblighi di legge.

A tal fine, è fatto divieto di comunicare e/o diffondere informazioni personali senza previo consenso dell’interessato, ad esclusione dei casi in cui ciò è consentito o imposto dalla legge.

11.     Il riciclaggio, l’autoriciclaggio, la ricettazione e l’impiego di capitali illeciti: le caratteristiche delle operazioni e delle transazioni, e gli altri adempimenti in materia contabile.

La Società persegue l’obiettivo di condurre affari esclusivamente con clienti, consulenti e controparti commerciali di comprovata buona reputazione, che svolgano la propria attività nel pieno rispetto della normativa applicabile e le cui capacità finanziarie siano di provenienza lecita.

È, pertanto, assolutamente vietato acquistare, ricevere, occultare o impiegare in qualunque modo beni la cui provenienza delittuosa sia nota ovvero sia desumibile sulla base di indizi di gravità ed univocità tale da autorizzarne tale logica conclusione. Rispetto a tali beni, è inoltre vietato compiere qualsiasi operazione potenzialmente idonea ad ostacolarne la provenienza illecita.

I destinatari che nutrano sospetti in ordine alla legittima provenienza di denaro o altri beni acquistati, ricevuti, impiegati o pervenuti a qualsiasi titolo in Società, ovvero abbiano notizia di possibili operazioni di riciclaggio, devono segnalarlo immediatamente al superiore gerarchico, il quale dovrà informare tempestivamente il Consiglio di Amministrazione della Società nonché darne comunicazione mediante i canali appositamente.

I destinatari devono, inoltre, osservare scrupolosamente tutte le disposizioni e procedure previste in materia di contabilità, gestione delle casse, registrazione e reporting finanziario applicabili ai flussi monetari e ai pagamenti connessi con transazioni e contratti.

Con riguardo a tutte queste attività, SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. assicura il rispetto dei principi di trasparenza e tracciabilità.

Ogni operazione o transazione viene correttamente registrata nel sistema di contabilità aziendale secondo i criteri indicati dalla legge e dai principi contabili, e deve essere debitamente autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. A tal fine, debbono essere utilizzati strumenti di pagamento che assicurino la piena tracciabilità e trasparenza delle operazioni effettuate.

Per ogni operazione deve esservi un adeguato supporto documentale idoneo a consentire, in ogni momento, l’effettuazione di controlli in grado di attestare le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione contabile e la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di realizzazione, nonché l’individuazione dei soggetti che hanno rispettivamente autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.

A tal fine, la documentazione di supporto deve essere in ogni momento facilmente reperibile ed ordinata secondo criteri logici.

Ciascun dipendente e collaboratore è tenuto a collaborare – nell’ambito delle rispettive funzioni – affinché qualsiasi fatto relativo alla gestione della SPA sia correttamente e tempestivamente registrato nella contabilità della Società.

I destinatari che vengano a conoscenza di irregolarità, omissioni, falsificazioni o in generale di violazioni del presente Codice nelle registrazioni contabili devono darne immediata comunicazione al superiore gerarchico, il quale dovrà informare tempestivamente il Consiglio di Amministrazione della Società nonché darne comunicazione mediante i canali appositamente dedicati.

12. La trasparenza verso il mercato.

La Società persegue la propria missione assicurando, a contempo, piena trasparenza nelle scelte effettuate; adotta presidi idonei a garantire la correttezza e veridicità delle comunicazioni sociali (bilanci, relazioni periodiche, prospetti informativi, ecc.) e ad impedire la commissione dei reati societari, quali falso in bilancio, false comunicazioni sociali.

La redazione dei documenti contabili societari, delle relazioni e della altre comunicazioni sociali previste dalla legge, dirette ai soci o al pubblico, ovvero comunque di tutti i documenti elaborati e le comunicazioni emesse dalla Società, viene realizzata nel rispetto della legge e dei regolamenti vigenti, con l’osservanza delle prassi e dei principi contabili più avanzati, mediante la rappresentazione chiara e fedele di tutti i fatti relativi alla gestione economica, patrimoniale e finanziaria.

13. I rapporti con la Pubblica Amministrazione.

Integrità, correttezza e trasparenza sono i valori che devono essere rispettati dai destinatari in tutti i rapporti, all’interno ed all’esterno dell’azienda.

I rapporti con la Pubblica Amministrazione, pubblici ufficiali o soggetti incaricati di pubblico servizio e, in generale, con tutti i soggetti pubblici devono caratterizzarsi per la rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili e devono uniformarsi a principi di diligenza, trasparenza ed onestà.

Tali rapporti possono essere tenuti esclusivamente dalle funzioni aziendali a ciò preposte e dal personale a ciò autorizzato e devono essere analiticamente ricostruiti in apposita documentazione, che deve essere custodita con cura così da poter essere messa a disposizioni delle Autorità per il caso di eventuali controlli.

È proibito concedere, offrire o promettere denaro, doni o regalie di ogni tipo a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti per compensare o ripagare gli stessi di un atto del loro ufficio ovvero per ottenere il compimento di un atto contrario ai doveri del loro ufficio. Il divieto si applica anche a regalie di modico valore.

In quei paesi dove è nel costume offrire doni a clienti od altri, sempre nel rispetto delle leggi, è possibile agire in tal senso quando questi doni siano di natura appropriata e di valore modico. Ciò non deve comunque mai essere interpretato come una ricerca di favori.

Sono assolutamente vietate, nel corso di gare, procedure, trattative o in qualunque tipo di rapporto commerciale con la Pubblica Amministrazione le seguenti azioni (dirette o indirette):

• esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali a favore del dipendente della P.A. che rappresenta la P.A. nella trattativa in corso, di suoi familiari o di persone a quello comunque riconducibili;
• offrire o fornire omaggi di qualunque tipo;
• sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere la correttezza della gara e/o procedura o l’integrità o la reputazione di entrambe le parti;
• influenzare impropriamente le decisioni della controparte.

Non è consentito destinare a finalità diverse da quelle per cui sono stati concessi contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dallo Stato o da altro ente pubblico. È fatto assoluto divieto di servirsi di artifici, raggiri, dazioni e/o promesse di denaro o altra utilità per ottenerli.

Se la Società si avvale di un consulente o di un soggetto terzo per essere rappresentata nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, nei confronti di tale soggetto si applicano le stesse direttive impartite ai dipendenti o dirigenti della Società.  SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. non dovrà farsi rappresentare nei rapporti con la Pubblica Amministrazione da un soggetto terzo quando si possano creare conflitti d’interesse.

In occasione di ispezioni da parte di Autorità Pubbliche (es. Ministero della Salute, AIFA, ASL, INPS, NAS, Ispettorato del Lavoro, Guardia di Finanza, Vigili del Fuoco, Agenzia delle Entrate, ecc.) all’interno dei locali in uso a SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A., la Società dovrà assicurare il tempestivo ed integrale riscontro delle richieste effettuate, mettere a disposizione (laddove necessario) idonei locali per consentire ai pubblici funzionari lo svolgimento dei compiti loro demandati e fornire tutte i chiarimenti o approfondimenti ritenuti necessari.

È in ogni caso proibito in modo assoluto ostacolare il regolare svolgimento dell’attività di verifica attraverso occultamento o distruzione di documentazione.

A fine di agevolare le visite ispettive, debbono essere identificati due dipendenti o dirigenti di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. che avranno il compito di rapportarsi con l’Autorità presente in azienda.

Qualsiasi violazione (effettiva o potenziale) commessa dall’ente o da terzi va segnalata tempestivamente al superiore gerarchico, il quale dovrà informare immediatamente il Consiglio di Amministrazione della Società nonché darne comunicazione mediante i canali appositamente dedicati.

14. I rapporti con il mercato ed i clienti.

La Società garantisce al mercato, agli investitori ed alla comunità in genere, una completa trasparenza nella propria attività. Essa, inoltre, si impegna a promuovere una competizione leale e corretta, considerata quale elemento finalizzato al raggiungimento anche dei propri interessi, oltre che di quelli dei clienti, degli operatori del mercato e di tutti coloro che vengono direttamente o indirettamente in contatto con l’attività della stessa (quali i dipendenti, i clienti, i consumatori, i fornitori, i finanziatori, ecc.).

Vengono, pertanto, evitati:

• coinvolgimenti in operazioni di divisione dei mercati con altri concorrenti ed altre condotte finalizzate a limitare la produzione e la vendita, in violazione dei principi della libera concorrenza;
• condotte diffamatorie nei confronti di concorrenti attraverso l’utilizzo di espedienti commerciali o attività di marketing finalizzate a gettare discredito sull’affidabilità e la competenza dei competitors;
• accordi con gli altri operatori del mercato volti ad uniformare le condizioni contrattuali applicate ai clienti e ad uniformare il prezzo dei servizi o prodotti.

I rapporti contrattuali con i clienti sono improntati a principi di correttezza ed onestà, professionalità, trasparenza e, comunque, contraddistinti dalla massima collaborazione da parte della Società. In particolare, tutti i rapporti con i clienti (comunicazioni, contratti, informazioni pubblicitarie), oltre a rispettare tutte le normative vigenti ed il principio della buona fede nei rapporti contrattuale, dovranno presentare le seguenti caratteristiche:

• l’utilizzo di un linguaggio chiaro e comprensibile;
• la descrizione di tutte le circostanze che possano rilevare ai fini della sottoscrizione del contratto;
• la prospettazione delle condizioni dei servizi offerti, con una trasparente indicazione dei costi che dovranno essere sostenuti;
• ogni variazione del contratto dovrà essere tempestivamente comunicata al cliente. 

15. I rapporti con i fornitori.

La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni d’acquisto sono basate su una valutazione obiettiva dal sistema di gestione qualità e sulle certificazioni conseguite dai fornitori, sulla qualità ed il prezzo del bene o servizio, nonché delle garanzie di assistenza e di tempestività.

In particolare, i destinatari adibiti alla funzione di selezione e di gestione dei rapporti con i fornitori, appartenenti alla Divisione “Supply Chain”, dovranno rispettare i seguenti principi:

• rispettare le norme di legge, le procedure e/o le istruzioni operative interne nonché gli obblighi derivanti da contratto;
• conformare l’attività di selezione al principio di imparzialità, garantendo pari opportunità ai candidati e finalizzando le proprie scelte all’interesse della Società (sempre nel rispetto della legge);
• utilizzare criteri di scelta pubblici ed obbiettivi (qualità del servizio, prezzo, integrità, tempestività nella consegna, disponibilità di mezzi e strutture, competenze, ecc.);
• denunciare situazioni di conflitto di interesse, anche potenziali, che possano indebitamente influire sulla selezione di un fornitore;
• rispettare sempre il principio di buona fede nei rapporti contrattuali con i fornitori;
• effettuare un’attività di monitoraggio e verifica sulla persistenza dei requisiti di legge e delle certificazioni in materia ambientale e/o di salute e sicurezza sul lavoro.

Oltre ai prodotti offerti dai fornitori dovrà essere oggetto di valutazione anche la condivisione dei valori descritti nel presente Codice Etico da parte dei singoli fornitori e,  al riguardo, sarà rilevante anche l’accettazione da parte di questi ultimi delle specifiche clausole contrattuali di adesione ai principi riportati nel presente codice etico.

16. Attività pubblicitarie e rapporti con il mondo scientifico, sanitario e con le associazioni dei pazienti.

SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. attua le attività pubblicitarie relative ai farmaci commercializzati in conformità ai requisiti previsti dalla normativa vigente.

In particolare, nell’attuazione delle attività promozionali rivolte agli operatori sanitari, SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. rispetta e recepisce nelle procedure aziendali i requisiti di legge e le prescrizioni del Codice Deontologico di Farmindustria.

Nel quadro dell’attività di informazione e presentazione dei medicinali svolta presso medici o farmacisti è vietato concedere, offrire o promettere premi, vantaggi pecuniari o in natura, salvo che siano di valore trascurabile e comunque collegabili all’attività espletata dal medico o dal farmacista.

SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. può intrattenere rapporti di collaborazione con medici, Società Scientifiche, Associazioni mediche e Associazioni di Pazienti purché vengano sempre rispettati i relativi requisiti previsti dal Codice Deontologico.

Nell’ambito della pubblicità su giornali e riviste, occorre garantire la netta separazione tra informazione e pubblicità, assicurando sempre al lettore l’immediata riconoscibilità del messaggio promozionale, in qualunque sua forma (redazionale o tabellare).

SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. potrà intrattenere rapporti di collaborazione con le Società scientifiche e le Associazioni mediche, purché ispirati alla divulgazione della conoscenza scientifica ed al miglioramento della conoscenza professionale, e svolti in collaborazione con enti di provata affidabilità e di levatura nazionale, di cui sia ben nota la missione.

È infine cura della Società rispettare l’indipendenza delle associazioni di pazienti e stabilire con esse rapporti integri e trasparenti.

17. I rapporti con le Autorità di Vigilanza.

SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. rispetta scrupolosamente le regole antitrust e quelle dettate dagli organi regolatori del mercato (ad esempio, l’Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato, l’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, ecc.).

Nei confronti delle autorità di vigilanza competenti, le informazioni devono essere presentate solo dai dipendenti specificamente incaricati dalla Società. I dipendenti, nell’ambito delle rispettive competenze, hanno l’obbligo di collaborare con tali autorità e di rispondere con correttezza e tempestività ad ogni loro richiesta.

18. La tutela ambientale.

SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A., considerando l’ambiente un bene primario, orienta le proprie attività al fine di garantire il miglior equilibrio possibile tra iniziative economiche e esigenze ambientali, nel rispetto delle leggi, ma anche in considerazione di un uso sostenibile delle risorse naturali.

Al fine di tutelare l’ambiente in ogni attività aziendale, la Società promuove il ricorso a processi produttivi, tecnologie e materiali che consentano la riduzione dei consumi energetici, evitando o limitando gli impatti derivanti dalle attività aziendali in termini di inquinamento, emissioni in atmosfera, produzione di rifiuti e disagi per la comunità locale.

19. Sistema di segnalazione (whistleblowing).

SPA – Società Prodotti Antibiotici garantisce a tutti gli Stakeholder la possibilità di segnalare condotte contrastanti con le disposizioni ed i principi contenuti nel presente Codice Etico e presunte violazioni dello stesso.

La Società, in conformità a quanto disposto dagli art. 4 e 5 del D. Lgs. 24/2023, ha provveduto ad attivare uno specifico canale di segnalazione interno, quale strumento e mezzo di comunicazione atto a garantire la tutela della riservatezza del soggetto segnalante, del facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione), delle persone coinvolte e comunque menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa e della relativa documentazione anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia. Nello specifico, la gestione esclusiva delle segnalazioni whistleblowing è affidata ai soli membri esterni dell’Organismo di Vigilanza.

Le segnalazioni devono essere trasmesse attraverso i seguenti canali interni:

• comunicazione mediante compilazione del form disponibile sulla piattaforma EQS – Integrity Line al link seguente: https://spawb.integrityline.com/;
• attraverso il sistema di messaggistica vocale presente all’interno della piattaforma EQS – Integrity Line sopra indicata;
• su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto con il gestore delle segnalazioni da organizzarsi in tempi ragionevoli e mediante richiesta motivata da formulare all’interno della piattaforma EQS – Integrity Line sopra indicata con il gestore delle segnalazioni.

Il segnalante non potrà subire alcuna ritorsione, discriminazione (diretta o indiretta) o altra conseguenza negativa quale effetto della segnalazione o per motivi indirettamente collegati alla stessa, a meno che non abbia effettuato la segnalazione con dolo o colpa grave. In particolare, il licenziamento o demansionamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante è nullo.

20. L’efficacia del Codice Etico e le conseguenze sanzionatorie.

L’osservanza delle disposizioni del presente Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti della Società ai sensi e per gli effetti degli artt. 2104 e 2105 cod. civ. L’eventuale violazione delle disposizioni del Codice Etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni del rapporto di lavoro e/o illecito disciplinare, in conformità alle procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, con ogni conseguenza di legge, anche con riguardo alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti.

Il rispetto dei principi del presente Codice Etico forma parte essenziale delle obbligazioni contrattuali di coloro che intrattengono rapporti di natura commerciale con la Società. In conseguenza, l’eventuale violazione delle disposizioni ivi contenute potrà costituire inadempimento delle stesse obbligazioni con ogni conseguenza di legge.

21. Disposizioni finali.

Il presente Codice Etico è  approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione, su proposta dell’Amministratore Delegato.

La Società assicura la massima diffusione del Codice Etico tra i Destinatari attraverso la pubblicazione sul sito internet della Società e l’eventuale diffusione tramite affissione sugli albi e le bacheche riservate al personale favorendone la piena comprensione del suo contenuto da parte di questi ultimi.

Il Consiglio di Amministrazione della Società, pertanto, si pone come attore principale nel diffondere e nel far rispettare il presente Codice Etico, anche attraverso l’applicazione di sanzioni allineate al Modello 231 adottato, sulla base del sistema disciplinare previsto dal CCNL applicabile e ai contratti di riferimento stipulati con le relative controparti.

Ogni variazione e/o integrazione di esso dovrà essere approvata dal Consiglio di Amministrazione di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. che si adopererà al contempo affinché tali modifiche e/o aggiornamenti vengano diffusi in maniera tempestiva a tutti i destinatari del presente documento.

Società Prodotti Antibiotici S.p.A.

 

MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX D.LGS. 231/01

 

Approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 20/01/2025

 

Vai al documento completo: MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX D.LGS. 23101

 

PROCEDURA WHISTLEBLOWING

1. OBIETTIVO
2. RIFERIMENTI NORMATIVI
3. CHI PUO’ SEGNALARE?
4. QUALI VIOLAZIONI SI POSSONO SEGNALARE?
6. ELEMENTI DELLE SEGNALAZIONI
7. GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI, REPORTISTICA E ARCHIVIAZIONE
8. LE TUTELE E LE MISURE DI PROTEZIONE
9. INFORMATIVA PRIVACY
FORM DI SEGNALAZIONE

1. OBIETTIVO
SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. (nel seguito anche “SPA” o “la Società”), in ottemperanza alle disposizioni normative introdotte dal D. Lgs. 24/2023, ha istituito un processo per la segnalazione di violazioni assicurando ai segnalanti, detti anche whistleblowers, un’adeguata tutela attraverso la predisposizione/approntamento di specifiche misure di protezione.
Attraverso la presente procedura, la Società definisce le regole per la comunicazione, gestione e il trattamento di tali segnalazioni affinché vengano rispettate le previsioni legislative e venga reso noto il processo seguito per la gestione delle segnalazioni e per le successive verifiche.
2. RIFERIMENTI NORMATIVI
In data 15 marzo 2023 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Legislativo n. 24/2023 (nel seguito anche “il Decreto”), in attuazione della Direttiva UE 2019/1937, riguardante «la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali».
Il Decreto ha, di fatto, abrogato e modificato la normativa previgente (L. 179/2017), rafforzando la legislazione nazionale in materia di whistleblowing raccogliendo in un unico testo normativo, valido sia per il settore pubblico che per il settore privato, il regime di protezione dei soggetti che segnalano condotte illecite in violazione di disposizioni europee e nazionali.
Nello specifico, tale normativa si applica alle aziende del settore privato che impiegano almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, alle aziende che operano nei settori regolamentati a livello europeo (es. settore dei mercati finanziari e del credito, sicurezza trasporti, tutela ambiente) anche se non hanno raggiunto la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati e, infine, alle aziende che adottano modelli di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. 231/01 anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati.
SPA rientra nell’applicabilità del D. Lgs. 24/2023 e, pertanto, la presente procedura è stata redatta in conformità alle disposizioni normative introdotte dal decreto medesimo, dalle Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali approvate con Delibera n.311 del 12 luglio 2023 e pubblicate in data 14 luglio 2023 dall’ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione nonché dalla Guida Operativa per gli Enti Privati – Nuova disciplina “Whistleblowing”, pubblicata da Confindustria ad ottobre 2023.
3. CHI PUO’ SEGNALARE?
I soggetti che possono presentare le segnalazioni di violazioni, in base all’art. 3 del D. Lgs. 24/2023, sono i seguenti:
▪ Lavoratori subordinati, ivi compresi:
– Lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal d.lgs. n. 81/2015. Si tratta, ad esempio, di rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, tempo determinato, somministrazione, apprendistato, lavoro accessorio;
– Lavoratori che svolgono prestazioni occasionali (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dall’art. 54-bis del d.l. n. 50/2017, conv. con mm.ii. dalla l. n. 96/2017);
▪ Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A.;
▪ Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A.;
▪ Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che prestano la propria attività presso SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A.;
▪ Azionisti, ossia persone fisiche che siano venute a conoscenza di violazioni oggetto di segnalazione nell’esercizio dei diritti di cui sono titolari in ragione del loro ruolo di azionisti rivestito nella società;
▪ Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della società.
4. QUALI VIOLAZIONI SI POSSONO SEGNALARE?
Le informazioni sulle violazioni devono riguardare comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. Sulla base di quanto previsto dall’art. 1 del D. Lgs.24/2023, possono essere oggetto di segnalazione i comportamenti, gli atti o le omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di SPA e che consistono rispettivamente in:
➢ Violazioni delle disposizioni normative nazionali, in cui vi rientrano:
▪ illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, diversi rispetto a quelli specificatamente individuati come violazioni del diritto UE;
▪ condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
➢ Violazioni della normativa europea, in cui vi rientrano:
▪ illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente (ad esempio, i cd. reati ambientali quali, scarico, emissione o altro tipo di rilascio di materiali pericolosi nell’aria, nel terreno o nell’acqua oppure raccolta, trasporto, recupero o smaltimento illecito di rifiuti pericolosi); radioprotezione e sicurezza nucleare; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
▪ atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione (ad esempio, frodi, corruzione e qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione);
▪ atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (ad esempio, le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società);
▪ atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione (ad esempio, le pratiche abusive quali definite dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Unione europea).
Possono, inoltre, essere oggetto di segnalazione anche quegli elementi che riguardano condotte volte a celare le violazioni come, a titolo esemplificativo, l’occultamento o la distruzione di prove circa la commissione della violazione.
Sono, invece, espressamente escluse dall’ambito di applicazione della disciplina whistleblowing e, pertanto, da trattare come segnalazioni ordinarie:
▪ le contestazioni o rivendicazioni di carattere personale nei rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai rapporti di lavoro con figure gerarchicamente sovraordinate. Ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità della Società: SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. auspica che tali fattispecie vengano possibilmente risolte attraverso il dialogo, anche informale;
▪ le segnalazioni di violazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali in alcuni settori speciali, alle quali continua ad applicarsi la disciplina di segnalazione ad hoc. Si pensi, a titolo esemplificativo, alla direttiva 2013/36/UE del Parlamento europeo e del Consiglio che ha previsto la protezione dei segnalanti nell’ambito del quadro prudenziale applicabile agli enti creditizi e alle imprese di investimento, agli art. 52 bis e 52 ter del Testo Unico Bancario che contengono disposizioni sulle segnalazioni di violazioni nel settore bancario, agli artt. 4-undecies “Sistemi interni di segnalazione delle violazioni” e 4 duodecies “Procedura di segnalazione alle Autorità di Vigilanza” che introducono disposizioni dettagliate sulla protezione dei segnalanti in materia di intermediazione finanziaria;
▪ le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale o di appalti relativi ad aspetti di difesa o sicurezza nazionale, salvo che tali aspetti siano riconducibili al diritto dell’Unione Europea.
Sono tassativamente escluse dall’oggetto delle segnalazioni le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).
Le segnalazioni, limitatamente alle tipologie previste dal D. Lgs. 24/2023 e sopra riportate, devono essere fatte con spirito di responsabilità e avere carattere di interesse per il bene comune e riguardare comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo.
5. A CHI SEGNALARE? CANALI DI SEGNALAZIONE
SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A., in conformità alle disposizioni normative di cui agli artt. 4 e 5 del D. Lgs. 24/2023, ha provveduto all’attivazione di uno specifico canale di segnalazione interno, quale strumento e mezzo di comunicazione delle segnalazioni di violazioni presentate dai whistleblowers.
SPA ha affidato la gestione delle segnalazioni ai membri esterni dell’Organismo di Vigilanza, in particolare al Presidente, nella persona del Dott. Luca Bonanno e, alla Dott.ssa Roberta Dodero, nella sua qualità di membro dell’OdV, i quali sono stati incaricati quale dal Consiglio di Amministrazione della Società e formalmente autorizzati alla ricezione esclusiva delle segnalazioni.
Il Consiglio di Amministrazione della Società ha, infatti, eseguito una valutazione delle caratteristiche dei soggetti sopra indicati per svolgere tale attività, i quali:
▪ assicurano autonomia, indipendenza e imparzialità nelle attività di gestione delle segnalazioni;
▪ hanno sviluppato un’adeguata formazione professionale sulla disciplina del whistleblowing, anche con riferimento a casi concreti;
▪ hanno sviluppato un’adeguata formazione in materia di privacy.
In particolare, le segnalazioni devono essere trasmesse attraverso i seguenti canali di segnalazione interni:
▪ comunicazione mediante compilazione del form disponibile sulla piattaforma EQS – Integrity Line al seguente link: https://spawb.integrityline.com/;
▪ attraverso il sistema di messaggistica vocale presente all’interno della piattaforma EQS – Integrity Line sopra indicata;
▪ su richiesta della persona segnalante mediante un incontro diretto con i soggetti nominati gestori delle segnalazioni da organizzarsi in tempi ragionevoli e mediante richiesta motivata da formulare all’interno della piattaforma EQS – Integrity Line sopra indicata.
I suddetti canali sono stati istituiti nell’ottica di garantire la tutela della riservatezza del soggetto segnalante, del facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione), delle persone coinvolte e comunque menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa e della relativa documentazione anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia.
L’identità della persona segnalante o qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non sarà rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o dare seguito alle segnalazioni senza il consenso espresso della stessa (art. 12, D. Lgs. 24/2023).
Nel caso in cui il segnalante proceda all’utilizzo del canale vocale o dell’incontro diretto per presentare la propria segnalazione whistleblowing, i soggetti nominati quali gestori delle segnalazioni, conservano, previo consenso del segnalante, la registrazione della segnalazione. In caso di impossibilità, i gestori della segnalazioni procedono alla redazione di un verbale dettagliato il cui contenuto dovrà essere controfirmato dal segnalante, previa verifica ed eventuale rettifica. Copia del verbale dovrà essere consegnato al segnalante.
Qualora la segnalazione interna sia stata presentata a un soggetto diverso dai soggetti incaricati alla ricezione delle segnalazioni utilizzando altri canali o strumenti di segnalazione, diversi da quelli indicati nella presente procedura e, il segnalante abbia dichiarato di voler beneficiare delle tutele previste dal Decreto, il soggetto ricevente la segnalazione deve, entro sette giorni dal suo ricevimento e senza trattenerne copia, trasmetterla ai gestori delle segnalazioni, garantendone la riservatezza del contenuto nonché dei soggetti coinvolti e provvedendo, contestualmente, a renderne edotto il segnalante (c.d. whistleblower).
Altri canali di segnalazione
In aggiunta al canale di segnalazione interno, il D. Lgs. 24/2023 disciplina altri canali di segnalazione, da utilizzare in via residuale ed in presenza di determinate circostanze:
▪ il canale esterno (gestito dall’ANAC);
▪ la divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
▪ la denuncia all’Autorità Giurisdizionale.
Ai sensi dell’art. 7 del D. Lgs. 24/2023, l’Autorità Nazionale Anticorruzione ha provveduto ad attivare un canale di segnalazione esterna che può essere utilizzato dal segnalante in presenza di determinate circostanze, specificatamente disciplinate nell’art. 6 del Decreto stesso, ovvero quando:
▪ nel contesto lavorativo del segnalante, l’attivazione del canale di segnalazione interna non è prevista come obbligatoria o, se prevista come tale, non è stata attivata o, è stato attivato in maniera non conforme ai requisiti prescritti dalla normativa;
▪ è già stata fatta una segnalazione interna, ma la stessa non ha avuto seguito. Tale circostanza si verifica quando il soggetto cui è affidata la gestione del canale interno non abbia intrapreso entro i termini previsti dal Decreto alcuna attività circa l’ammissibilità della segnalazione, la verifica della sussistenza dei fatti segnalati o la comunicazione dell’esito dell’istruttoria svolta;
▪ ha fondato motivo di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione. Ad esempio, per il rischio che le prove di condotte illecite possano essere occultate o distrutte o qualora si siano già verificate situazioni analoghe tali da far ritenere che la segnalazione potrebbe determinare il rischio di ritorsioni;
▪ ha fondato motivo di ritenere che la violazione segnalata possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si fa riferimento, ad esempio, al caso in cui la violazione richieda in modo evidente un intervento urgente da parte di un’autorità pubblica per salvaguardare un interesse che fa capo alla collettività come la salute, la sicurezza o la protezione dell’ambiente.
Sulla base di quanto previsto dall’art. 15 del D. Lgs. 24/2023, il segnalante può, inoltre, effettuare una divulgazione pubblica beneficiando della protezione di cui alla citata normativa, qualora:
▪ ha previamente effettuato una segnalazione interna e/o esterna senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti dal decreto;
▪ ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, inteso come una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche all’incolumità fisica di una o più persone;
▪ ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Infine, il Decreto, in conformità alla precedente disciplina, riconosce ai soggetti tutelati la possibilità di rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili, per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
6. ELEMENTI DELLE SEGNALAZIONI
Le segnalazioni devono essere circostanziate e complete di tutti gli elementi utili alla ricostruzione e all’accertamento del fatto segnalato.
Per facilitare il segnalante nella predisposizione della segnalazione, la piattaforma utilizzata contempla una serie di domande finalizzate ad acquisire le informazioni utili a rappresentare un quadro esaustivo della situazione.
In caso di utilizzo del canale vocale e/o dell’incontro diretto, si raccomanda di utilizzare il form allegato alla presente procedura come guida rispetto alle informazioni da comunicare (Allegato 1 – Form di segnalazione).
Nello specifico, le segnalazioni devono contenere i seguenti elementi:
▪ una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
▪ le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati;
▪ le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati;
▪ l’indicazione dei beneficiari e dei danneggiati dalla violazione (ove possibile);
▪ l’allegazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati;
▪ ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro in merito alla sussistenza dei fatti segnalati.
Per quanto concerne, invece, i dati identificativi del segnalante (nome – cognome – luogo e data di nascita
– recapito per essere tenuto aggiornato) si specifica che gli stessi sono da ritenersi necessari per poter beneficiare delle tutele di cui al D. Lgs.24/2023;
Saranno prese in considerazione soltanto le segnalazioni opportunamente circostanziate e supportate da elementi fattuali. In ogni caso, la segnalazione prevede di per sé la necessità, da parte del segnalante, di dichiarare l’impegno a riferire quanto di sua conoscenza secondo verità.
Le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono da ritenere anonime e, pertanto, saranno prese in considerazione solo se adeguatamente circostanziate. Ferma la possibilità di presentare segnalazioni anonime, la Società raccomanda, in ogni caso, ai segnalanti di fornire il proprio nome e i propri recapiti al fine di poter beneficiare delle tutele previste dal D. Lgs. 24/2023.
Nei casi di segnalazione, denuncia all’autorità giudiziaria o divulgazione pubblica presentate in forma anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni, si applicano le misure di protezione previste per le ritorsioni, di cui al paragrafo 8 della seguente procedura.
7. GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI, REPORTISTICA E ARCHIVIAZIONE
Gestione delle segnalazioni interne
I compiti e le attività assegnate da SPA ai gestori delle segnalazioni, ai sensi dell’art. 5 del D. Lgs. 24/2023, sono i seguenti:
▪ esaminare le segnalazioni ricevute;
▪ rilasciare alla persona segnalante, entro sette giorni dalla data di ricezione, avviso di ricevimento della segnalazione;
▪ se ritenuto necessario, eseguire la verifica dei contenuti delle segnalazioni o individuare e attivare altri soggetti competenti interni o esterni alla Società;
▪ mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e, ove necessario, richiedere integrazioni tramite il canale a ciò dedicato, o anche di persona, ove il whistleblower abbia richiesto un incontro diretto;
▪ dare diligente seguito al segnalante in merito alle segnalazioni ricevute, fornendo un riscontro della segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in assenza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione. Il riscontro, anche meramente interlocutorio, può consistere nella comunicazione dell’archiviazione, nell’avvio di un’inchiesta interna ed eventualmente nelle relative risultanze, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio a un’autorità competente per eventuali indagini.
Ricevuta la segnalazione attraverso il canale interno sopradescritto, il gestore delle segnalazioni deve:
▪ registrare ciascuna segnalazione ricevuta (anche quelle anonime) in un apposito archivio/database ad accesso ristretto e riservato, anche tramite la sopracitata piattaforma;
▪ verificare la procedibilità della segnalazione alla luce del perimetro applicativo soggettivo e oggettivo fissato dal D. Lgs. 24/2023. In particolare, deve accertarsi che il segnalante sia un soggetto legittimato a effettuare la segnalazione e che l’oggetto della segnalazione rientri tra gli ambiti di applicazione previsti dalla disciplina Whistleblowing.
▪ effettuare una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione valutandone l’ammissibilità utilizzando come criteri, ad esempio, la manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti, l’accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o incoerente.
In considerazione di quanto sopra esposto, la segnalazione può essere ritenuta inammissibile per:
▪ mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione;
▪ manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate dal legislatore;
▪ esposizione di fatti di contenuto generico tali da non consentirne la comprensione;
▪ produzione di sola documentazione senza la segnalazione vera e propria di violazioni.
Una volta valutata la segnalazione, il gestore della segnalazione potrà:
▪ archiviare la segnalazione, qualora la stessa risulti improcedibile o inammissibile fornendo al soggetto segnalante un’adeguata motivazione sulle ragioni che hanno portato a tale decisione;
▪ rivolgersi immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, secondo le proprie competenze, qualora ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione;
▪ avviare l’istruttoria interna secondo il livello di urgenza derivante dalla valutazione dei rischi che possono emergere dalla natura della segnalazione, fornendo all’esito della stessa un riscontro alla segnalazione, dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata. Inoltre, si precisa che il gestore delle segnalazioni potrà decidere di avviare un dialogo con il whistleblower, chiedendo a quest’ultimo, per il tramite dei canali interni sopra descritti, chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori e, ove necessario, acquisire atti e documenti da altri uffici dell’amministrazione, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura di non compromettere la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.
Una volta dichiarata fondata la segnalazione ricevuta, il gestore delle segnalazione dovrà rivolgersi agli organi/funzioni interne competenti per i relativi seguiti. Quanto sopra, considerato il fatto che non spetta ai soggetti incaricati di gestire le segnalazioni il compito di accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né di svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dalla società, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno di ogni ente o amministrazione ovvero della magistratura.
Reportistica e Archiviazione
I soggetti incaricati di gestire le segnalazioni whistleblowing, in conformità a quanto disposto dall’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, provvederanno a registrare le segnalazioni ricevute e a conservare la relativa documentazione per il tempo necessario al trattamento e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza previsti nei confronti della persona segnalante.
Provvederanno, inoltre, a registrare le segnalazioni anonime ricevute e conservare la relativa documentazione non oltre cinque anni decorrenti dalla data di ricezione di tali segnalazioni, rendendo così possibile rintracciarle, nel caso in cui il segnalante, o chi abbia sporto denuncia, comunichi ad ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione o denuncia anonima.
I gestori delle segnalazioni predispongono e conservano i seguenti documenti, anche per il tramite della piattaforma sopracitata:
▪ report delle segnalazioni ricevute: con finalità statistica, il report evidenzia tutte le segnalazioni ricevute e il relativo stato di avanzamento;
▪ relazione d’istruttoria: qualora vengano esercitati i poteri istruttori, i relativi aggiornamenti ed esiti sono mantenuti agli atti.
I dati personali del segnalante e del segnalato saranno trattati in conformità con la normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e con l’informativa privacy di cui al paragrafo 9 della presente procedura.
8. LE TUTELE E LE MISURE DI PROTEZIONE
SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. ha recepito le novità introdotte nel Capo III del Decreto in tema di misure di protezione. In particolare, il D. Lgs. 24/2023 si preoccupa di proteggere il segnalante attraverso:
▪ l’obbligo di riservatezza della sua identità;
▪ il divieto di atti ritorsivi nei suoi confronti;
▪ la limitazione della sua responsabilità per la rilevazione o diffusione di alcune tipologie di informazioni protette;
Le predette misure di protezione, si applicano, con alcune eccezioni, non solo al whistleblower ma anche ad altri soggetti che potrebbero essere destinatari di ritorsioni, in ragione del ruolo assunto o della particolare vicinanza o rapporto con il segnalante. Si tratta, nello specifico, dei seguenti soggetti:
▪ facilitatore, cioè la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
▪ persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate ad esso da uno stabile legale affettivo o di parentela entro il quarto grado;
▪ colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo dello stesso e che hanno con quest’ultimo un rapporto abituale e corrente.
▪ enti di proprietà, in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi, del segnalante;
▪ enti presso i quali il segnalante lavora.
La riservatezza dell’identità del segnalante
SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. garantisce, attraverso i propri canali interni di segnalazione, la riservatezza dell’identità del segnalante e di ogni altra informazione, inclusa l’eventuale documentazione allegata, dalla quale si possa direttamente o indirettamente risalire all’identità del whistleblower.
Tale tutela è prevista anche in favore delle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione, nonché dei facilitatori.
Il divieto e la protezione contro le ritorsioni
SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A., in conformità alle previsioni di cui al D. Lgs. 24/2023, vieta qualsiasi forma di ritorsione del segnalante (diretta e indiretta) intesa come “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”. Quanto sopra esposto, comporta la nullità di qualunque atto ritorsivo adottato in violazione di tale divieto.
La predetta tutela si applica anche nei confronti dei facilitatori e degli altri soggetti sopracitati assimilati al segnalante.
Nello specifico, qualora il segnalante ritenga di aver subito una discriminazione deve darne notizia circostanziata all’ANAC, la quale provvederà ad accertare il nesso di causalità tra ritorsione e segnalazione, potendo avvalersi, altresì, della collaborazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro. In ogni caso, l’Autorità Nazione Anticorruzione rimane responsabile della valutazione degli elementi acquisiti e dell’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative pecuniarie di cui all’art. 21 del Decreto.
Per l’elenco delle ritorsioni si rimanda all’art. 17, comma 4 del Decreto.
Rimane, infine, l’inversione dell’onere della prova, ossia qualora il whistleblower dimostri di avere effettuato una segnalazione, una denuncia, o una divulgazione pubblica e di aver subito, a seguito della stessa, una ritorsione, l’onere della prova si sposta sulla persona che ha posto in essere la presunta ritorsione. È, quindi, quest’ultima che ha l’onere di dimostrare che la propria condotta non era in alcun modo connessa alla segnalazione bensì motivata da ragioni estranee alla stessa.
Possono beneficare dell’inversione dell’onere della prova solo i soggetti segnalanti con l’esclusione di facilitatori, persone del medesimo contesto lavorativo con stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado con chi segnala, colleghi di lavoro che hanno un rapporto abituale e ricorrente con il segnalante, sui quali, invece, in caso in ritorsione, incombe l’onere della prova.
Le limitazioni di responsabilità per il segnalante
Ultima tutela prevista dal D. Lgs.24/2023 nei confronti del segnalante è la limitazione della sua responsabilità rispetto alla rilevazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni, che altrimenti lo potrebbero esporre a conseguenze in termini di responsabilità penale, civile ed amministrativa.
In particolare, il segnalante non potrà essere chiamato a rispondere di:
▪ rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio (art. 326 c.p.);
▪ rivelazione del segreto professionale (art. 622 c.p.);
▪ rivelazione dei segreti scientifici e industriali (art. 623 c.p.);
▪ violazione del dovere di fedeltà e di lealtà (art. 2105 c.c.);
▪ violazione delle disposizioni relative al diritto d’autore;
▪ violazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali;
▪ rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta;
Per maggiori dettagli si rinvia alle disposizioni di legge.
9. INFORMATIVA PRIVACY
I dati personali, acquisiti a seguito della eventuale segnalazione, sono trattati nel rispetto della vigente normativa sulla protezione dei dati personali.
In particolare, SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. garantisce che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati con particolare riferimento alla riservatezza e alla sicurezza dei dati.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è la Società SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A., con sede in Via Biella, 8 – 20143 Milano (MI).
Il trattamento dei dati personali è effettuato manualmente e/o attraverso la piattaforma di segnalazione EQS – Integrity Line indicata nella presente procedura con modalità idonee a garantire la sicurezza necessaria in relazione alla natura dei dati trattati e, in particolare, adottando le misure di tipo tecnico ed organizzativo adeguate al rischio del trattamento ex art. 32 GDPR. La società EQS Group S.r.l., con sede in Corso Vercelli, 40, 20145 Milano, che fornisce la piattaforma di segnalazione ESQ – Integrity Line, è stata nominata Responsabile del Trattamento unitamente al Presidente dell’OdV, Dott. Luca Bonanno, e alla Dott.ssa Roberta Dodero, membro dell’OdV.
Se necessario, i dati personali eventualmente forniti potranno essere comunicati ad altri fornitori esterni, opportunamente nominati come Responsabili del Trattamento, ai sensi dell’art. 28 GDPR. È possibile rivolgersi al Titolare del Trattamento per avere la lista completa di tutti i Responsabili del trattamento.
CATEGORIA DI DATI PERSONALI
Ai sensi e per gli effetti di quanto disposto dall’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (di seguito anche “GDPR”), i dati personali trattati in base alla presente procedura saranno, ove conferiti, i dati personali del segnalante e del segnalato strettamente necessari per verificare la fondatezza della segnalazione e per consentirne la relativa gestione e dati di eventuali altri terzi indicati.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati personali saranno trattati secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza, esattezza, integrità e riservatezza stabiliti dal Regolamento UE 2016/679 e unicamente per le finalità connesse alla gestione delle segnalazioni di cui alla presente procedura.
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
La base giuridica del trattamento dei dati personali conferiti in occasione di segnalazioni di cui alla presente procedura è l’obbligo giuridico discendente dalle previsioni di cui al D. Lgs. 24/2023 in attuazione della Direttiva UE 2019/1937 e riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
Il conferimento dei dati personali del segnalante (es. dati di contatto) è opportuno al fine di dar seguito alla segnalazione e poter beneficiare delle tutele di cui al D. Lgs. 24/2023. Il mancato o parziale conferimento dei dati potrebbe infatti comportare l’impossibilità per il Titolare di dar seguito alla segnalazione.
DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
Destinatari dei dati personali sono il Presidente dell’OdV, Dott. Luca Bonanno, e la Dott.ssa Roberta Dodero, membro dell’OdV che, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia e dalla presente procedura, sono autorizzati al trattamento e tenuti a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e di eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione.
In ogni caso, i dati personali non saranno oggetto di diffusione.
TRASFERIMENTO DEI DATI IN PAESI EXTRA-UE
Non è previsto alcun trasferimento dei dati personali raccolti in paesi Extra-Ue.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI RACCOLTI
I dati personali raccolti per le finalità sopra esposte saranno conservati per il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione finale della procedura di segnalazione.
Successivamente, tali dati saranno distrutti o resi in forma anonima se necessari per finalità statistiche o di storicizzazione.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti, o se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
In relazione al predetto trattamento, il segnalante ed il segnalato potranno esercitare i diritti di cui agli artt. 13 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679 nei limiti della loro compatibilità con la normativa in materia di whistleblowing: in particolare, l’esercizio del diritto di accesso da parte del segnalante o del segnalato ai propri dati personali trattati nell’ambito del processo di whistleblowing può essere limitato, per garantire la tutela dei diritti e delle libertà altrui, con la precisazione che in nessuna circostanza può essere permesso al segnalato di avvalersi del suo diritto di accesso per ottenere informazioni sull’identità del segnalante.
Qualora gli interessati ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento, hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie come previsto dall’art. 79 del Regolamento.
La presente procedura è stata approvata dal Consiglio di Amministrazione di SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. ed è stata opportunamente resa pubblica sul sito internet di SPA nonché caricata sulla piattaforma EQS – Integrity Line in modo tale da essere facilmente accessibile ai soggetti interessati a presentare una segnalazione whistleblowing.
SPA – Società Prodotti Antibiotici S.p.A. provvede a formare periodicamente il personale interno in modo tale da creare un’opportuna consapevolezza circa le finalità e le tutele riconosciute dal Decreto, nonché una cultura di integrità e responsabilità all’interno dell’impresa.

Vai al Form di Segnalazione: Procedura_Whistleblowing_FORM DI SEGNALAZIONE